PL | EN

logo

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

1. Informacje ogólne.

1.1. W trosce o zapewnienie jak najwyższego standardu ochrony danych osobowych przygotowaliśmy niniejszą informację o przetwarzaniu danych osobowych przez Polfarmex S.A. Bardzo prosimy wszystkie osoby, które podają swoje dane osobowe, aby zapoznały się z tymi informacjami.


1.2. Zachowanie poufności, ochrona danych oraz respektowanie praw osób, których dotyczą przetwarzane dane, są dla Polfarmex S.A. niezwykle ważne i chcemy, aby każda osoba, której dane przetwarzamy wiedziała, że stosujemy się do wymagań wynikających z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”). W związku z tym Spółka stosuje odpowiednie środki ochrony danych jak też na bieżąco monitoruje bezpieczeństwo danych oraz aktywnie reaguje na zidentyfikowane zagrożenia i reaguje na wszelkie wnioski osób, których dotyczą dane.


1.3. Poprzez bezpieczeństwo danych osobowych należy rozumieć zapewnienie ich poufności, integralności, dostępności oraz rozliczalności, poprzez wdrożenie i eksploatację niezbędnych do tego celu mechanizmów technicznych i procedur organizacyjnych.


1.4. Celem przedstawienia niniejszej informacji jest ochrona interesów osób, których dane dotyczą poprzez zapewnienie dostępu do niezbędnych informacji i umożliwienie skorzystania z praw, które przysługują każdej osobie, której dane osobowe przetwarzania Polfarmex S.A.

2. Administrator danych osobowych.

2.1. Administratorem przetwarzanych danych osobowych jest Polfarmex S.A. z siedzibą w Kutnie, ul. Józefów 9, 99-300 Kutno, zwana dalej: Polfarmex S.A. lub Spółką.


2.2. Dane osobowe podawane w związku z kierowaniem do Polfarmex S.A. wniosków o udzielenie wsparcia finansowego lub przekazanie darowizny przetwarzane są także przez Fundację Rodziny Wośko z siedzibą w Siemienicach, Siemienice 18, 99-314 Krzyżanów (dalej zwana Fundacją), która jest Współadministratorem danych osobowych i wspólnie ze Spółką uczestniczy w rozpatrywania takich wniosków, a w niektórych przypadkach, po pozytywnym rozpatrzeniu, realizuje przekazanie darowizn.

3. Dane osobowe i cele ich przetwarzania.

3.1. Dane osobowe, w zależności od indywidualnych potrzeb, przetwarzane będą w następujących celach:


1) przyjmowania i rozpatrywania wniosków do Spółki i Fundacji,
2) prowadzenia korespondencji, realizacji odpowiedzi na pytania i wnioski kierowane do Spółki,
3) współpracy i utrzymywania kontaktów związanych z prezentacją produktów Polfarmex S.A. poprzez komunikację zdalną oraz poprzez wizyty osobiste naszych przedstawicieli,
4) dochodzenia roszczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej,
5) przyjmowania i rozpatrywania reklamacji,
6) w przypadku wizyt osobistych w budynkach i siedzibie Spółki dane będą przetwarzane także w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia w związku z prowadzeniem monitoringu wizyjnego,
7) zawierania i realizacji umów ze Spółką lub Fundacją,
8) przyjmowania zgłoszeń dotyczących działań niepożądanych leków,
9) wystawiania faktur, dokonywania rozliczeń i przyjmowania płatności, realizacji obowiązków podatkowych,
10) zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy w stosunku do zatrudnianych pracowników oraz kontrahentów i pracowników podwykonawców,
11) prowadzenia rekrutacji pracowników.

4. Wymóg podania danych oraz podstawy prawne przetwarzania danych osobowych.

4.1. Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do realizacji ww. celów jednakże dane podawane są dobrowolnie.


4.2. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych będzie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, wówczas gdy dane przetwarzane będą w prawnie uzasadnionym interesie Spółki, gdzie interesem tym jest prowadzenie korespondencji i współpraca, prezentacja produktów Polfarmex S.A., dochodzenie roszczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej oraz ochrona osób i mienia (pkt 3.1. ppkt 1 – 6).


4.3. W przypadku gdy dane osobowe przetwarzane będą w celu współpracy i utrzymywania kontaktów związanych z prezentacją produktów Polfarmex S.A., w tym kontaktów realizowanych poprzez wysyłanie wiadomości elektronicznych (e-mail, sms, mms) lub realizowanie połączeń telefonicznych, kontakty takie realizowane są wyłącznie po wyrażeniu pisemnej zgody stosowanie do wymagań art. 172 ust. 1 ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 2460, z 2020 r. poz. 374.) oraz art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 344.).


4.4. W przypadku gady dane przetwarzane będą w celu zawarcia i realizacji umowy, podstawę prawną do przetwarzania danych stanowi art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (pkt 3.1. ppkt 7).


4.5. Przetwarzanie danych osobowych będzie odbywało się także w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa (pkt 3.1. ppkt 8 – 10). W takim przypadku dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO lub art. 9 ust. 2 lit. i) RODO w związku z właściwymi przepisami szczególnymi.


4.6. Podstawą prawną tego przetwarzania dane osobowe przetwarzane na potrzeby rekrutacji pracowników (pkt 3.1. ppkt 11) jest art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, tzn. dane przetwarzane są na podstawie dobrowolnie wyrażonej zgody poprzez czynność przesłania danych oraz na podstawie art. art. 221 Kodeksu pracy.


4.7. Z uwagi na charakter działalności Spółki, podstawę prawną przetwarzania danych osobowych będzie stanowić również realizacja obowiązków Spółki wynikających z przepisów prawa, takich jak przyjmowanie zgłoszeń i rejestrowanie działań niepożądanych leków. Podstawę prawną przetwarzania stanowią przepisy art. 9 ust. 2 lit. i) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne ze względów związanych z interesem publicznym w dziedzinie zdrowia publicznego w postaci zapewnienia wysokich standardów jakości i bezpieczeństwa produktów leczniczych. Obowiązek prawny wynika z art. art. 36d, art. 36e art. 36g ustawy z dnia 6 września 2001 r. Prawo farmaceutyczne (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 2211).


5. Osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych oraz odbiorcy danych.

5.1. Polfarmex S.A. oraz Fundacja dopuszczają do przetwarzania danych wyłącznie osoby, które zostały pisemnie upoważnione do przetwarzania danych osobowych, zostały odpowiednio przeszkolone oraz zobowiązały się zachowania danych w poufności zachowania w poufności środków zastosowania w celu ich ochrony oraz zobowiązały się do stosowania wewnętrznych procedur i technicznych, a także organizacyjnych zabezpieczeń w celu ochrony danych osobowych.


5.2. Polfarmex S.A. przekazuje dane osobowe innym podmiotom, którym powierzono przetwarzanie danych osobowych w imieniu i na rzecz Spółki. Dane osobowe powierzane są do przetwarzania wyłącznie podmiotom zapewniającym odpowiednie standardy ochrony danych stosownie do wymagań art. 28 RODO.


5.3. Dane osobowe dotyczące osób współpracujących z Polfarmex S.A. i utrzymujących kontakty związane z prezentacją produktów Polfarmex S.A., które dotyczą lekarzy i farmaceutów przekazywane są do Sagra Technology Sp. z o.o. ul. Cyfrowa 4, 71-441 Szczecin. Spółka ta zarządza bazą kontaktów i jest podmiotem przetwarzającym dane osobowe w imieniu i na rzecz Polfarmex S.A. na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.


5.4. Ponadto Spółka udostępnia dane osobowe podmiotom świadczącym usługi pocztowe oraz kurierskie. W przypadku dochodzenia roszczeń dane będą udostępniane kancelarii prawnej, sądom, komornikom sądowym lub podmiotom prowadzącym działalność windykacyjną.


5.5. Kiedy będzie to podyktowane obowiązkiem prawnym dane osobowe będą także udostępniane właściwemu Urzędowi Skarbowemu, Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit c) RODO, ale tylko w niezbędnym zakresie wskazanym we właściwych przepisach prawa. W przypadku gdy obowiązek taki będzie wynikał z przepisów prawa dane osobowe mogą być udostępniane sądom, prokuraturze, Policji, Krajowej Administracji Skarbowej, Straży Granicznej, ABW lub CBA.


5.6. Polfarmex S.A. w ramach realizacji obowiązku prawnego związanego z przyjmowaniem i rejestrowaniem działań niepożądanych leków udostępnia dane osobowe Europejskiej Agencji Leków. Pozostałe dane osobowe nie są przekazywane do państw trzecich i organizacji międzynarodowych.

6. Okres przetwarzania danych osobowych.

6.1. W przypadku przetwarzania danych, gdy związane jest to z zawarciem i realizacją umowy, dokonywaniem rozliczeń, rozpatrywaniem reklamacji, dochodzeniem roszczeń (pkt. 3.1. ppkt 4, 5, 7, 9) dane przetwarzane będą przez okres jaki przewidują to przepisy prawa, w tym przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy o rachunkowości, tj. 6 lat od czasu zakończenia realizacji umowy lub zakończenia postępowania.

6.2. Dane osobowe przetwarzane na potrzeby prowadzenia korespondencji oraz udzielaniem odpowiedzi na zapytania będą usuwane sukcesywnie po ustaniu ich przydatności (pkt 3.1. ppkt 1 – 2).


6.3. Dane dotyczące osób, z którymi Spółka utrzymuje kontakty związane związanych z prezentacją produktów Polfarmex S.A (pkt 3.1. ppkt 3) przetwarzane będą przez okres prowadzenia współpracy, po jej zakończeniu będą usuwane.


6.4. Dane osobowe dotyczące osób zgłaszających działania niepożądane leków (pkt 3.1. ppkt 8) będą przetwarzane przez okres ważności pozwolenia na dopuszczenie do obrotu produktu leczniczego oraz przez okres 10 lat od momentu jego wygaśnięcia.


6.5. W przypadku przetwarzania danych utrwalonych za pomocą monitoringu wizyjnego (pkt 3.1. ppkt 6) dane przetwarzane będą przez okres 1 miesiąca od utrwalenia nagrania.

6.6. Dane osobowe przetwarzane na potrzeby udziału w rekrutacji pracowników przetwarzane będą przez okres prowadzenie danego postepowania rekrutacyjnego, a po jego zakończeniu będą usuwane. W przypadku wyrażenia zgody na wykorzystanie danych w przyszłych procesach rekrutacji dane będą przetwarzane do czasu wycofania zgody. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

7. Prawa osoby, której dotyczą dane osobowe.

7.1. Osobie, której dane osobowe przetwarza Polfarmex S.A. lub Fundacja przysługuje prawo do:


1) dostępu do swoich danych osobowych i otrzymania kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu;
2) sprostowania swoich nieprawidłowych danych;
3) żądania usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) w przypadku wystąpienia okoliczności przewidzianych w art. 17 RODO;
4) żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach wskazanych w art. 18 RODO;
5) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w przypadkach wskazanych w art. 21 RODO;
6) przenoszenia dostarczonych danych, przetwarzanych w sposób zautomatyzowany.


7.2. Polfarmex S.A. oraz Fundacja informują, że możliwa jest odmowa realizacji wniosku, którego realizacja jest niewykonalna (np. sprostowanie danych w postaci wizerunku utrwalonego za pomocą monitoringu wizyjnego) bądź możliwa jest odmowa usunięcia danych osobowych w przypadkach gdy Spółka lub Fundacja mają obowiązek przetwarzania tych danych nałożony przez przepisy prawa polskiego lub unijnego, bądź przetwarzanie związane jest z dochodzeniem lub obroną przysługujących roszczeń.


7.3. Każda osoba, która uzna, że dotyczące jej dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, może wnieść skargę do organu nadzorczego (UODO, ul. Stawki 2, Warszawa).

8. Kontakt.

8.1. Jeśli potrzebuje Pani/Pan dodatkowych informacji związanych z ochroną danych osobowych lub chce Pani/Pan skorzystać z przysługujących praw, prosimy o kontakt:
Inspektor Ochrony Danych:
Łukasz Jasiński, e-mail: iod@polfarmex.pl
Polfarmex S.A. ul. Józefów 9, 99-300 Kutno